Die elektronische Rechnung ist der nächste Meilenstein der digitalen Transformation. Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt bereits grundlegend verändert. Die nächste bedeutende Entwicklung steht unmittelbar bevor: Die verpflichtende Einführung der X-Rechnung in Deutschland ab 2025. Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung 2025, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz im B2B-Bereich erheblich zu steigern. Viele Unternehmer sind verunsichert: Was genau ändert sich zum Jahreswechsel? Welche Pflichten ergeben sich in Bezug auf die Rechnungslegung – und was müssen Fachhändler tun, um diese zu erfüllen? Gibt es Ausnahmen oder Schonfirsten? Brauchen Unternehmer eine neue Software? Und was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Im folgenden Artikel beleuchten wir die Gesetzesänderungen ab 2025 und daraus resultierende Anforderungen für Warenwirtschafts- und Kassensysteme.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die elektronische – oder kurz E-Rechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat. Dieses soll sowohl die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung, als auch der Privatwirtschaft erfüllen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Rechnung in Papierform oder „einfachem“ PDF-Format enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden können. Damit das systemübergreifend und perspektivisch nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern EU-übergreifend funktionieren kann, müssen E-Rechnungen den strengen Formatvorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung sowie der Liste der Syntaxen gem. RL 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Aktuell gibt es 2 verbreitete Formate, die diese Anforderungen erfüllen:
- die X-Rechnung, die auf einer XML-Datei basiert und z. B. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt
und - das hybride ZUGFeRD-Format, eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei
Abweichend vom Gesetzesentwurf können Rechnungsaussteller und -empfänger ein strukturiertes elektronisches Format vereinbaren, das nicht der o. g. Norm entspricht. Dies ist nur zulässig, wenn im vereinbarten Format die nach dem Umsatz-Steuer-Gesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht. In dem Fall können über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin genutzt werden.
Eine Rechnung in PDF-Datei per E-Mail versendet wird, ist keine E-Rechnung: Ab 2025 gelten alle Rechnungen, die keine elektronische Verarbeitung ermöglichen, als „sonstige Rechnungen“. PDF-Dateien ohne XML-Daten werden dem Papierformat gleichgestellt.
Elektronische Rechnung – Gesetzesänderungen: Was ändert sich ab 01.01.2025?
Auswirkungen für Rechnungsempfänger
Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen entgegennehmen. Ganz gleich, ob sie bereits E-Rechnungen versenden oder nicht. Wer weiterhin „normale Rechnungen“ von Geschäftspartnern erhalten möchte, muss dies explizit vereinbaren.
Der Versender einer elektronischen Rechnung benötigt keine Zustimmung vom Empfänger.
Es sei denn:
- das Format, in dem dieser seine E-Rechnungen versendet, entspricht nicht den neuen Vorgaben
- es besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur E-Rechnung (Kleinbetragsrechnungen, steuerbefreite Umsätze)
- der Empfänger ist ein Endverbraucher
Für den Fall, dass Ihre Geschäftspartner Ihnen ab Januar 2025 elektronische Rechnungen senden, die nur XML-Daten enthalten, benötigen Sie eine Software, mit der Sie die Rechnungsinformationen auslesen können. In der Praxis ist damit zu rechnen, dass die meisten Unternehmen entweder auf hybride Formate wie ZUGFeRD zurückgreifen oder zusätzlich zur X-Rechnung einen herkömmlichen (Papier- oder PDF-)Beleg senden können.
Unternehmen, die EDV-Systeme einsetzen, mit denen Rechnungen erstellt werden können, die von Mensch und Maschine gelesen werden können, haben die Nase vorn: Denn sicher werden viele Firmen zum Stichtag noch nicht bereit sein für die E-Rechnung. Wer auf die Bedürfnisse seiner Geschäftspartner eingehen und sowohl E-Rechnungen, als auch Belege im gewohnten Format erstellen kann, ist auf der sicheren Seite.
Aufbewahrung
Bezüglich der Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen hat das Bundes-Finanz-Ministerium (BMF) bisher folgende Vorgaben im Entwurfsschreiben vom 14.06.24 veröffentlicht: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden. Falls Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke) in einem zusätzlichen übersandten Dokument enthalten sind, gilt für dieses das Gleiche. Es muss sichergestellt werden, dass die Finanzverwaltung diesen strukturierten Teil der E-Rechnung jederzeit maschinell auswerten kann.
Elektronische Rechnung – Vorteile und Herausforderungen
Die Einführung der E-Rechnung verspricht Unternehmen eine Vereinfachung in der Finanzbuchhaltung: Das Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen kann deutlich effizienter erfolgen, als es bei Papierbelegen der Fall ist. Dadurch können Sie langfristig gesehen Zeit und Geld sparen. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Vorsteuerabzug werden durch die Automation transparenter und schneller ablaufen können. Die Gefahr von buchungsfehlern wird minimiert. Und last but not least ist eine Reduzierung des Papierverbrauchs zu erwarten.
Jedoch stehen diesen Vorteilen auch zahlreiche Herausforderungen gegenüber: Wenn Sie Belege mit einer Software erstellen, die keine elektronischen Rechnungen erzeugen kann oder diese nicht im Standard-Format ausgibt, müssen Sie mit Nachteilen und Investitionskosten rechnen. Ab Januar 2025 müssen Sie entweder Vereinbarungen mit allen Geschäftspartnern treffen, um weiterhin konventionelle Belege zu erhalten und senden zu dürfen. Oder eine neue Softwarelösung anschaffen, mit der Sie die neuen Regelungen umsetzen können.
Nahtlose Integration der E-Rechnung in unsere Softwarelösungen
Die eurosoft Informationstechnologie GmbH hat die X-Rechnung erfolgreich in ihre führenden Warenwirtschaftssysteme integriert und kann auf langjährige Erfahrung zurückgreifen: In Italien wurde die E-Rechnung bereits im Jahr 2019 verpflichtend eingeführt. Dort müssen Unternehmer nicht nur im B2B-Bereich, sondern für Endverbraucher elektronische Rechnungen ausstellen. Auch in Deutschland ist die E-Rechnung nicht gänzlich neu – schon seit dem 27.11.2020 müssen Unternehmen Rechnungen an Bundesbehörden und die öffentliche Verwaltung elektronisch bereitstellen. Deshalb ist die X-Rechnung schon seit Jahren im Funktionsumfang von euro-Sales enthalten.
Nutzer von euro-Sales flow, euro-Sales Book euro-Sales Vino und euro-Sales Groove können sich entspannt zurücklehnen: Ganz gleich, ob Ihre Geschäftspartner ab 2025 eine X-Rechnung, einen herkömmlichen Beleg oder beides wünschen. Mit euro-Sales können Sie auf die Bedürfnisse aller Ihrer Kunden eingehen. Selbstverständlich automatisiert – sobald Sie in den Kundendaten die gewünschten Rechnungsoptionen hinterlegt haben.
Fazit zur E-Rechnung
Die E-Rechnung kommt – und Unternehmer in Deutschland müssen sich darauf einstellen. Die Gesetzesänderungen ab 2025 stellen Unternehmen vor Herausforderungen, bieten aber Chancen für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Eine moderne und auf die individuellen Bedürfnisse der eigenen Branche abgestimmte Softwarelösung ist der Schlüssel, um diese Vorteile zu nutzen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen sollten sich bis 2025 gründlich vorbereiten, Prozesse und vorhandene Lösungen analysieren. Eine proaktive Herangehensweise und eine zukunftsorientierte Softwarelösung helfen, die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen und sich auch für zukünftige Entwicklungen optimal zu positionieren. Die elektronische Rechnungsstellung 2025 geht über eine gesetzliche Vorgabe hinaus und steht für eine effizientere, transparentere und nachhaltigere Geschäftswelt. Unternehmen, die in eine leistungsfähige Softwarelösung investieren, profitieren langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung und sichern sich einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.
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